Le recouvrement des créances clients est une démarche généralement engagée par le credit management d’une entreprise. Il doit obtenir de chaque débiteur le règlement des créances à l’échéance prévue dans le contrat (à réception, 30 jours, 30 jours fin de mois…). Différents moyens, de la procédure amiable à la procédure judiciaire, permettent de récupérer les sommes dues.
1. Pour un paiement à 30 jours fin de mois, n’oubliez pas les mentions obligatoires sur vos factures !
Avant de relancer vos débiteurs, vérifiez que vous respectez bien toutes les règles de la facturation ! L’oubli de mentions obligatoires peut en effet pénaliser votre démarche de recouvrement de facture. Cela peut même aboutir à une amende ! Vérifiez notamment vos conditions de règlement. Elles indiquent à votre client ce que vous attendez. Elles doivent aussi apparaitre dans vos conditions générales de vente (cgv) et/ou devis. Leur non-respect justifiera vos différentes procédures :
- Délai de paiement à 30 jours fin de mois
- Conditions d’escompte pour paiement anticipé
- Taux des pénalités de retard de paiement exigibles en cas de non-paiement à la date d’échéance. Ces pénalités courent dès réception de la facture. Elles se calculent avec le nombre de jours de retard et le taux d’intérêt spécifié (3 fois le taux légal ou fonction du taux applicable de la Banque centrale européenne – BCE –, etc.).
- Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement : ce sont toutes les dépenses engagées pour tenter de recouvrer votre créance. Elles comprennent par exemple : les frais de relance pour facture impayée, les honoraires des huissiers de justice, les frais versés pour récupérer une créance ou obtenir un titre exécutoire…
Si tout est en ordre, envoyez la facture en respectant bien les autres modalités du contrat. Cependant, lorsque le temps imparti est dépassé, mieux vaut ne pas attendre pour relancer…
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2. Date limite de paiement à 30 jours fin de mois dépassée ? Engagez une procédure de relance client amiable
Suivre une démarche bien précise montrera votre bonne foi dans le cadre d’un recouvrement judiciaire :
- Commencez par des relances téléphoniques pour régler le problème directement avec le client.
- Si vous n’arrivez pas à le joindre, vous pouvez essayer une relance facture impayée par mail.
- En cas d’échec, optez pour la lettre de relance facture impayée. Effectuez une première relance par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Faites-la suivre d’une deuxième et d’une troisième lettres de relances en fonction des informations dont vous disposez : mauvais payeur, entreprise en liquidation judiciaire, relations commerciales difficiles…
- Si ces démarches n’aboutissent toujours pas, l’envoi d’une lettre de mise en demeure de payer décidera d’une poursuite ou non des démarches auprès du tribunal compétent.
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3. La procédure judiciaire dans le cadre d’un délai à 30 jours fin de mois dépassé
Des procédures de recouvrement amiables qui ne fonctionnent pas débouchent le plus souvent sur des procédures judiciaires. Elles amènent à une décision de justice qui peut enfin permettre au créancier de se faire payer. Trois recours de recouvrement s’offrent aux créanciers :
- L’injonction de payer
- Le référé-provision
- L’assignation au fond
4. Les acteurs de la procédure de recouvrement
Pour éviter le contentieux, plusieurs solutions s’offrent à vous :
– Vous équiper d’un logiciel de facturation et d’un logiciel de recouvrement complets et élaborés. Ils doivent prendre en charge les tâches automatisées et complexes pour vous faire gagner du temps. Vous pouvez notamment entrer vos conditions de règlement. A réception ou à 30 jours fin de mois, c’est vous qui choisissez !
– Faire appel à des prestataires externes qui gèrent pour vous les différentes procédures.
Le service interne de recouvrement
Dans l’entreprise, le service de recouvrement, ou service contentieux, gère la procédure de recouvrement des créances clients. Un logiciel d’automatisation des relances de paiement et des recouvrements clients facilite la gestion des litiges. Il permet la mise en place d’un suivi facture par l’automatisation du processus.
Les responsables du recouvrement ont pour mission de relancer les clients et d’obtenir de leur part le règlement des sommes dues. Souvent une simple relance suffit pour accélérer le délai de gestion des encaissements.
Les sociétés de recouvrement
Il est aussi possible de recourir à un cabinet de recouvrement externe. Ce cabinet est un intermédiaire spécialisé qui reçoit de la part de l’entreprise le mandat de recouvrer pour son compte les sommes dues par ses clients.
La société de recouvrement se charge des différentes étapes de la procédure de règlement de la facture (envoi d’e-mails, appels téléphoniques…). Elle procède par recouvrement amiable ou judiciaire. Le paiement des factures en retard passe souvent par l’échéancier de paiement de l’impayé. Cette solution apparait généralement comme un bon compromis.
Les banques
L’affacturage, ou « factoring », est une méthode de refinancement proposée par certains établissements bancaires qui rachètent les créances clients avant l’échéance des factures. L’entreprise dispose ainsi rapidement du montant de ses factures dès leur émission. Les échéances lointaines à 30, 45 ou même 60 jours fin de mois ne freinent plus la relation commerciale !
5. Les objectifs de la procédure de recouvrement
Les objectifs communs des différents acteurs de la procédure de recouvrement visent à améliorer la gestion de trésorerie. Ils résident dans la baisse des délais de paiement de la créance et du dso (délai moyen de règlement), la résolution des litiges et l’encaissement des sommes dues. En matière de risk management et de credit management, un outil d’automatisation des relances est un outil efficace. Il permet la gestion des encours, l’amélioration de la visibilité sur les créances et leurs échéances et l’amélioration des entrées. Il contribue ainsi à la réduction du Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
