Dans la gestion des relations commerciales, anticiper les pires situations permet souvent d’agir avec la plus grande efficacité. Selon une étude réalisée par l’institut Plum, plus de 8% des factures émises en France par les entreprises ne sont jamais réglées ou connaissent de tels retards qu’elles sont considérées en « pertes » par les créanciers, et ce, malgré l’implication du service juridique ou du service contentieux.
Le Credit manager se retrouve confronté à des situations complexes qu’il doit dénouer. Si définir une procédure de recouvrement de créances dès le départ apparait indispensable, engager une procédure contentieuse peut s’avérer inévitable. Les recouvrements dépendent parfois d’une décision de justice.
De la procédure amiable au recouvrement judiciaire (contentieux)
Ainsi, la problématique du recouvrement des créances impayées doit être intégrée dans la gestion de votre poste client. Elle implique une démarche, des process et des pratiques spécifiques. La première phase consiste en une tentative de recouvrement de créance amiable : courriers de relances puis lettre de mise en demeure avec accusé de réception alertent le débiteur sur son retard de paiement. Il est déjà possible à ce stade de faire appel à un huissier de Justice pour le recouvrement de la créance.
Lorsque cette phase amiable échoue à mettre fin au litige, à défaut de conciliation, il est temps de saisir le tribunal compétent à même de statuer (Tribunal de Commerce pour un contentieux commercial). On entre alors dans la phase contentieuse. Les différentes procédures correspondent à toutes les voies de recours contentieux . Elles permettent d’obtenir un titre exécutoire et de possibles saisies d’huissiers de justices :
- Procédure d’injonction de payer
- Référé-provision
- Assignation en paiement
L’action en justice n’est cependant jamais souhaitable et mieux vaut l’éviter. Il est en tous cas nécessaire de bien la préparer !
Contentieux et recouvrement : la digitalisation rend les procédures contentieuses plus efficaces
À ce stade, le Chargé de recouvrement doit pouvoir prendre les « bonnes décisions ». Il met en œuvre les techniques de gestion des contentieux les plus efficientes pour recouvrer les factures impayées à plus de 120 jours. Eloficash de Covline, logiciel de gestion du poste client, apparait essentiel pour disposer d’une procédure contentieuse efficace. Il permettra de récupérer les sommes dues par des débiteurs mauvais payeurs !
Procédure contentieuse : prendre les « bonnes décisions »
On ne le dira jamais assez, il faut réagir au plus vite à un retard de paiement. En effet, plus le délai s’allonge, plus le taux de réussite de recouvrer un impayé décroit (5% à plus de 360 jours !). Une solution logicielle comme Eloficash :
- contribue à optimiser la surveillance de la balance âgée,
- automatise les relances,
- alerte et permet l’envoi de mises en demeure voire d’injonctions de payer.
Bon à savoir : la requête d’injonction de payer sur « imprimé CERFA » peut être réalisée directement par l’entreprise. Elle représente un levier psychologique important de recouvrement. Le juge peut délivrer une ordonnance d’injonction ayant un premier impact fort sur la partie adverse.
Si les relances restent sans réponses ou les motifs de non-paiement flous, le service de recouvrement doit déterminer l’action à entreprendre :
- renoncer
- confier à une société de recouvrement
- entamer des procédures de contentieux judiciaire.
Une démarche contentieuse évalue le coût, le taux de réussite et les « profits » réalisables du recouvrement – pénalités et dommages et intérêts-, selon différents scénarios. Ceux-ci doivent tenir compte du type et du dépassement de délai de la créance due.
Confier le contentieux à un spécialiste du recouvrement
Le recours à un spécialiste du recouvrement « à façon » améliore fortement les possibilités de recouvrer une facture impayée. Il préservera aussi mieux la relation commerciale. La propriété de la créance client est ainsi cédée à un « tiers » pour un temps donné. Cette méthode permet de débloquer une situation et de négocier. Elle sert aussi à mettre en place et faire exécuter un échéancier de paiement. C’est LA solution de résolution des litiges de prédilection des cabinets de recouvrement !
Dans cette optique, via des échanges informatisés, Eloficash permet de :
- suivre les actions de son prestataire externe
- évaluer le « compromis »
- identifier les risques d’insolvabilité.
Bon à savoir : l’externalisation du recouvrement est particulièrement intéressante en cas de débiteurs étrangers ou de contentieux international. L’environnement juridique et réglementaire local en est une des raisons principales.
Préparer et piloter les actions judiciaires de contentieux
Le dernier recours consiste à entamer une procédure judiciaire. Un progiciel adapté au suivi des contentieux selon un workflow défini, vous accompagnera au mieux. Il vous assistera pour préparer les dossiers contentieux et piloter les actions judiciaires, suivant les procédures et devant les juridictions concernées. Outre de centraliser les éléments de preuve (devis, bon de commande, facture) de la prestation réalisée, notre logiciel peut planifier des dates butoirs pour réaliser et envoyer des documents extrêmement formalisés selon les procédures judiciaires à titre exécutoire.
Point de vigilance : la réactivité et les process d’une juridiction varient selon votre zone géographique. Délais de traitement et d’audiences allongés, postes vacants non remplacés, engorgement dans les tribunaux font d’ailleurs régulièrement l’actualité…
Que faire si la créance doit être passée en « pertes et profits » (liquidation judiciaire, difficultés insurmontables du client…) ? La solution Eloficash vous assiste, quel que soit le type de créance et le scénario de relance mis en place.
Les règles essentielles de la gestion du contentieux
Attention cependant, les créances passées en « pertes et profits » ne doivent pas représenter plus de 3% de votre poste client ! Dans le cas contraire, des solutions correctives s’imposent rapidement ! En résumé, pour une meilleure gestion de la créance client, définissez dès le départ des règles de procédure de recouvrement optimales. Et n’oubliez pas : une relance client adaptée augmente vos chances d’obtenir le paiement d’un impayé. Vous améliorerez de ce fait considérablement votre gestion de trésorerie !
Pour aller plus loin :
- Comment optimiser la relance de vos factures impayées ?
- Pourquoi opter pour le délai de paiement 30 jours fin de mois ?
- Tout savoir sur le recouvrement des créances publiques ainsi que sur le recouvrement des petites créances
- Quels frais prévoir pour le recouvrement d’une créance ?
- Le logiciel de gestion d’encaissement, un outil essentiel pour gagner du temps
