La fin d’année est idéale pour organiser une opération coup de poing en recouvrement de créances et en relance pour le paiement des factures de vos clients. Cette période coïncide avec la clôture des bilans financiers, incitant les entreprises à régler leurs dettes pour améliorer leur situation comptable, réduire leurs provisions à risque et limiter la collaboration avec les clients douteux.
Quelle stratégie de recouvrement de créances adopter en fin d’année ? Comment lancer une opération Cash Marathon ? Découvrez tous les conseils Eloficash pour mettre en place une campagne de recouvrement rapide et efficace !
Qu'est-ce qu'une action Cash Marathon ?
Une opération Cash Marathon (ou opération coup de poing) désigne une action de recouvrement intense et ciblée, souvent menée sur une courte période, avec pour objectif de maximiser les encaissements de créances en retard de manière très resserrée et rapide.
Pourquoi lancer une campagne de relances clients ?
Une campagne de recouvrement est lancée pour récupérer rapidement et efficacement des créances impayées auprès de ses clients ce qui permet :
- Une amélioration de la trésorerie : les créances impayées représentent des fonds non récupérés, ce qui peut causer des problèmes de liquidité. En récupérant ces créances, l’entreprise améliore sa trésorerie et peut donc mieux financer ses opérations.
- La réduction des pertes : les créances non recouvrées finissent par être comptabilisées comme des pertes pour l’entreprise. Une campagne de recouvrement vise à minimiser ces pertes en récupérant le maximum possible sur les sommes dues.
- De préserver la santé financière : maintenir des créances impayées sur de longues périodes peut affaiblir la santé financière d’une entreprise, nuisant à sa crédibilité auprès des investisseurs, des partenaires commerciaux et des institutions financières.
- Une gestion proactive des risques : Une campagne de recouvrement permet de détecter les clients à risque, c’est-à-dire ceux qui ont du mal à honorer leurs paiements. Cela peut aider l’entreprise à adapter ses offres de crédit ou ses conditions de paiement pour réduire les risques futurs et de potentiels impayés.
A quelle période lancer son Cash Marathon ?
La fin d’année est une période propice pour la relance de ses clients afin de clôturer ses comptes de l’année de la meilleure des façons. Relancer ses clients en fin d’année pour se faire payer est une pratique courante. Avec des budgets souvent plus disponibles et un désir de clôturer l’année sans arriérés, les débiteurs sont plus enclins à payer, ce qui maximise les chances de recouvrement rapide et efficace. En effet, de nombreuses entreprises cherchent à partir sur des bases saines pour le nouvel exercice, ce qui leur permet de mieux anticiper les nouvelles dépenses et investissements.
Aussi, la pression de la clôture comptable pousse les entreprises à faire le point sur leurs créances, d’autant plus que les périodes de vacances de Noël peuvent ralentir la disponibilité des équipes de recouvrement. Il est donc essentiel de saisir cette fenêtre de temps pour mener une action de recouvrement efficace, avant que l’activité ne ralentisse. Cela permet également de réduire le nombre de créances à provisionner en créances à risques, voire de passer les clients en douteux, venant directement impacter le résultat de l’entreprise.
Comment réaliser une action coup de poing de recouvrement réussie ?
Pour réaliser une action de recouvrement de type « coup de poing » et la réussir, il faut anticiper certains éléments. Organisation, management, gestion de projet, … Tout le monde est impliqué dans la stratégie du Credit Manager et des équipes recouvrement !
La segmentation des créances
Pour maximiser l’efficacité de votre action Cash Marathon, la segmentation des créances est une étape clé.
Il est crucial de classer les créances selon plusieurs critères :
- L’ancienneté de la créance : les créances plus anciennes doivent être traitées en priorité. Plus elles vieillissent, plus elles deviennent difficiles à récupérer. En effet, plus l’ancienneté de la créance augmente, plus le taux de réussite de recouvrement est bas, atteignant moins de 10% au bout d’un an.
- Le montant de la créance : les créances importantes peuvent justifier une attention particulière, d’autant plus qu’elles ont un impact direct sur la trésorerie.
- Le profil du client : certains clients peuvent être des partenaires de longue date avec lesquels vous avez une relation étroite, ce qui nécessitera une approche différente de celle utilisée pour des clients plus récents. Faire preuve de diplomatie est très important pendant une campagne de recouvrement. Le but est de se faire payer tout en préservant de bonnes relations avec vos clients et vos fournisseurs.
La mobilisation de vos équipes
Une action Cash Marathon efficace repose sur la mobilisation de toutes les équipes concernées, notamment le service financier et commercial. Ces derniers doivent collaborer pour s’assurer que les relances sont bien effectuées et que les clients sont informés des échéances de paiement.
Les commerciaux sont les premiers relais de communication auprès du client. Ils doivent pouvoir concourir aux recouvrements de créance, mais aussi vous relayer les informations terrain permettant d’accélérer l’encaissement, (paiement d’un marché à venir, nouvelle signature de commande, …). L’équipe commerciale peut également identifier les signaux faibles de non-recouvrement (perte de contact, salariés mécontents, retard sur les chantiers ou dans la réalisation des prestations, …) et trouver les leviers de sécurisation de votre créance (cession de créance, délégation de paiement, nantissement, …).
Il est aussi essentiel d’impliquer la direction dans la stratégie de recouvrement. Cette implication montre l’importance de la mission et permet de garantir que les ressources nécessaires sont allouées pour mener à bien l’opération.
Comment impliquer ses collaborateurs dans sa stratégie de recouvrement ? Découvrez notre article dédié à cet enjeu essentiel dans vos campagnes de recouvrement. Direction, équipe commerciale, DAF, équipe juridique, … Sensibilisez et formez l’ensemble de vos équipes à la gestion du risque client et à la culture cash !
Grâce à la mise en place d’objectifs atteignables pour vos équipes, de l’utilisation de bons outils de recouvrement collaboratifs ainsi qu’un suivi régulier de vos performances, votre action de recouvrement de fin d’année sera un véritable succès !
Appliquez des techniques de recouvrement intensives
Si les techniques de recouvrement classiques n’ont pas suffi, à vous d’appliquer des techniques de recouvrement plus intensives, pour recouvrer vos créances.
Qu'est-ce qu'une technique de recouvrement intensive ?
Une technique de recouvrement intensive est une stratégie de gestion des créances qui consiste à déployer des efforts et des moyens significatifs pour récupérer des montants dus par des clients ou des débiteurs.
Elle est utilisée principalement dans le contexte de la gestion des impayés lorsque les méthodes de recouvrement classiques, comme les rappels de paiement, se révèlent inefficaces. C’est la dernière étape de la relance amiable avant d’aller plus loin. Cette technique est généralement mise en place au bout d’un certain temps, après la première relance (par exemple de 15 jours ou 30 jours). Cela va dépendre de la facture impayée, de votre client et de votre secteur.
Quelques exemples de techniques de recouvrement intensives
Les techniques de recouvrement intensives comprennent des rappels fréquents, l’envoi de lettres de relance personnalisées et la prise de contact directe avec les clients. L’utilisation de scripts de relance personnalisés est particulièrement efficace pour garder un discours cohérent et professionnel tout en ciblant les besoins spécifiques de chaque client.
Les rappels doivent être programmés de manière régulière et la pression doit être montée progressivement en fonction de la réponse du débiteur. Le but est de ne laisser aucune créance impayée sans action pendant la période de recouvrement intensif. L’automatisation des relances de factures impayées est également une excellente option pour mettre toutes les chances de recouvrement de votre côté.
Utilisez un logiciel de recouvrement comme Eloficash
Notre logiciel de recouvrement Eloficash facilite la gestion des relances en automatisant les actions de recouvrement. Notre logiciel de gestion du risque client permet de suivre en temps réel l’évolution des créances, de programmer des relances automatiques et de gérer la communication avec les clients de manière plus efficace.
Eloficash vous aide à automatiser les tâches répétitives, telles que l’édition de lettres de relance, l’envoi et la réception d’emails et sms, tout en offrant des fonctionnalités de suivi et d’analyse qui permettent de prendre des décisions éclairées tout au long de la campagne.
Découvrez également notre Portail client interactif qui permet à vos clients d’avoir un accès direct à leurs factures, mais également de pouvoir s’engager avec une promesse de paiement, demander des échéanciers ou déclarer des litiges. Le portail client vous permet de rendre votre client acteur du paiement de ses factures.
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Les 10 bonnes pratiques pour améliorer sa trésorerie !
5 conseils pour organiser une opération Cash Marathon efficace
Désormais, il ne vous reste plus qu’à organiser votre propre opération Cash Marathon au sein de votre entreprise. Voici 5 conseils pour une campagne de recouvrement réussie !
Planifiez vos relances et vos actions
Une planification rigoureuse est essentielle pour mener à
bien une action Cash Marathon. Il est crucial de prévoir des relances
régulières et bien espacées, en fonction de l’ancienneté des créances et de
l’importance du client.
Exemple de stratégie de relance
- Relance préventive : elle permet d’éviter toutes les causes de non-délivrabilité du bon à payer (une facture sur trois n’est pas payée pour de la non-qualité)
- J+7 après la date d’échéance : relance par mail
- J+15 : relance par téléphone
Si vous n’avez toujours pas de réponse de la part de votre client, intensifiez les tentatives d’appels. Vous pouvez également renvoyer des mails automatiques, mais aussi envoyer une lettre par voie postale.
- J+30 : lettre de mise en demeure
Nota Bene : Le sms est aussi un très bon moyen d’adresser les petites entreprises, les artisans, professions libérales ou particuliers. Eloficash permet l’envoi et la réception des sms grâce à ses connecteurs.
La relance expert d'Eloficash
Grâce à Eloficash, mettez en place une stratégie de relance automatisée et contextualisée pour vos clients.
Votre stratégie de relance ne s’arrête pas au bout du 30ème jour après la date d’échéance. Pour vous faire payer, vous devez relancer votre client autant qu’il le faut. Grâce à la relance expert d’Eloficash, définissez une stratégie de relance indéfinie pour relancer vos clients automatiquement jusqu’à ce que vous obteniez une réponse.
Organisez vos équipes et communiquez
Comme évoqué précédemment dans cet article, l’implication de tous vos collaborateurs dans la stratégie de gestion du cash est primordiale.
La cohésion interne est essentielle pour garantir que tous les membres de l’équipe de recouvrement adoptent une approche homogène. Une communication régulière et claire entre les équipes financières, commerciales et juridiques est indispensable pour éviter les erreurs de traitement et assurer la continuité des actions.
Vous pouvez par exemple organiser des réunions hebdomadaires ou même quotidiennes, dédiées au recouvrement, pour suivre l’avancée de vos créances. Vous pouvez aussi créer un challenge sur le recouvrement de vos créances ; un moyen ludique d’engager l’ensemble des équipes à la réussite de votre cash marathon.
Suivez et analysez vos performances
Il est crucial de mesurer les performances de votre campagne de recouvrement. Surveillez les taux de recouvrement, les délais de paiement, et l’efficacité des différentes actions mises en place. Cette analyse vous permettra d’ajuster vos stratégies en temps réel et d’optimiser le recouvrement.
Pour cela, en plus des réunions avec vos collaborateurs, vous pouvez mettre en place un tableau de suivi pour suivre les indicateurs de performances qui vous intéressent : DSO (Days Sales Outstanding), balance âgée… Retrouvez l’ensemble de ces KPI automatiquement calculés dans votre tableau de bord de recouvrement des créances Eloficash.
Trouvez le bon équilibre entre intensité et diplomatie
Pour une action Cash Marathon efficace, il est essentiel de trouver un juste milieu entre fermeté et courtoisie dans les relances. Une approche trop agressive peut endommager la relation avec les clients et ternir l’image de l’entreprise, tandis qu’une approche trop indulgente risque de ralentir les paiements.
La solution ? Une communication rigoureuse et professionnelle. Il s’agit de rappeler clairement les échéances, d’expliquer l’importance d’un règlement rapide, tout en se montrant à l’écoute des éventuelles difficultés rencontrées par les clients. Utiliser un ton respectueux, mais affirmé, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, montre votre professionnalisme et votre volonté de préserver la relation. Cet équilibre permet non seulement d’accélérer le recouvrement des créances, mais aussi de renforcer les liens commerciaux, un atout pour la pérennité de vos collaborations.
Utilisez la SmartCampagne Eloficash !
La SmartCampagne d’Eloficash, introduite dans la version 2020 du logiciel, est un outil puissant et stratégique pour les opérations de recouvrement intensif. Conçu pour permettre un pilotage de traitement en masse d’opérations ciblées, ce module permet de lancer des campagnes de relance ciblées et ponctuelles, aussi appelées « opération cash marathon » ou « opérations coup de poing ».
La SmartCampagne organise et maximise l’efficacité des équipes en orchestrant chaque étape de la relance afin de recouvrer rapidement les créances impayées. Grâce à cette fonctionnalité, les actions de suivi sont intelligemment planifiées et adaptées pour optimiser l’encaissement dans des délais très courts, renforçant ainsi la trésorerie de l’entreprise en fin d’année.
