Définition de l’encours client
L’encours client est le total des créances de l’entreprise sur ses clients, que les factures soient échues ou non échues. C’est donc le total des sommes dues par ses clients.
Pourquoi il est essentiel de bien gérer ses encours clients ?
Une bonne gestion de l’encours client est stratégique pour l’entreprise : c’est ce qui lui permet de limiter ses besoins de trésorerie à court-terme. Bien gérer ses encours clients fait partie intégrante de la gestion du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et de la gestion de trésorerie dans un contexte économique toujours plus complexe. Toute entreprise doit de ce fait s’équiper d’outils lui permettant de suivre l’évolution de ses encours clients en temps réel.
Les 10 bonnes pratiques pour améliorer sa trésorerie
Les 6 étapes pour maîtriser votre encours client
1. Réaliser un audit
Il convient au préalable de bien identifier par un audit les différents process de l’entreprise. Les activités qui contribuent à la constitution de l’encours clients sont aussi examinées : l’exploitation, les services commerciaux et administratifs, ainsi que le recouvrement de la créance exigible.
2. Définir vos conditions générales de vente pour réduire le montant total des encours
Vous souhaitez réduire le montant de l’encours clients ? Il est alors indispensable de définir précisément des conditions générales de vente (CGV) correspondant aux impératifs de votre activité. Les commerciaux doivent en conséquence être parfaitement informés des :
- délais de règlement accordés à leurs clients,
- éventuelles marges de négociation acceptées par l’entreprise,
- moyens de paiement préférentiels.
3. Pratiquer le management du changement
L’évolution de la culture managériale et l’accompagnement du changement permettent de modifier en profondeur les comportements au sein de l’entreprise. Ainsi, la culture du credit management invite à la désignation d’un responsable du poste clients. Elle introduit de ce fait un interlocuteur de référence entre les commerciaux et les clients.
4. Effectuer un « scoring » client pour diminuer le montant global des encours commerciaux
Ensuite, il convient d’attribuer une note à vos clients, « scoring ». Elle permettra de limiter les risques d’incidents de paiement des clients. Puis, il s’agit d’établir les conditions de paiement en vigueur : acompte, remise pour paiement comptant, virement sur compte bancaire, etc. Différents outils permettent par ailleurs de faire rentrer et d’améliorer la trésorerie plus rapidement et d’éviter les impayés. Notre logiciel de recouvrement Eloficash offre la possibilité d’attribuer des notes et d’effectuer le suivi client efficacement.
En outre, l’assurance-crédit protège contre les risques qui entraînent l’impayé. Elle offre une garantie contre les défauts de paiement de leurs débiteurs. Elles surveillent ainsi la situation financière des clients, attribuent une note et tiennent les créanciers informés de l’évolution de leur santé financière.
5. Faire appel à des sociétés externes pour gérer l’encours client
Vous pourrez décider suivant le « scoring » de confier certaines créances avant échéance via un contrat d’affacturage. Le factoring permet en effet au créancier d’obtenir des liquidités à l’avance pour les factures non réglées. Cependant, avec le système de recours, vous devrez rembourser l’argent avancé si le client ne paie pas suite à une insolvabilité ou à prescription de créance. A l’inverse, le fournisseur couvrira le coût des créances douteuses dans le contrat de non-recours. Les créances cédées vous permettront de détenir de la liquidité pour vos besoins de financement à court-terme ou à moyen-terme. Il s’agit donc par ce biais de préserver la trésorerie de l’entreprise.
6. Établir des procédures pour gérer la trésorerie et l’encours client
Enfin, il est nécessaire de formaliser par des procédures les différentes modalités de gestion de l’encours client. Cela dans le but de prévenir le risque client, d’informer le personnel concerné, et d’éviter les problèmes de trésorerie.
La solution ELOFICASH pour votre entreprise
Votre entreprise a besoin de mieux appréhender ses encours clients. Pour cela, différents outils permettent d’améliorer les encaissements et décaissements clients. C’est ainsi que le Délai Moyen de Paiement (DMP) des clients, ou le DSO (Days Sales Outstanding) diminuent. Le logiciel de gestion de créances clients ELOFICASH est la solution pour atteindre la maîtrise des encours :
- la conduite du recouvrement clients,
- des outils de reporting et de tableau de bord avec différents niveaux d’analyse,
- des workflows…
Autant d’outils collaboratifs pour instaurer une véritable « communauté du cash » au sein de votre entreprise.
Sources : Picjumbo.com – Iconfinder
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