Résultats d’un climat économique incertain, les délais de paiement des factures interentreprises s’allongent. Ils atteignent en moyenne 50 jours en France. C’est l’un des délais de règlement les plus élevés par rapport à la moyenne européenne de 35 jours ! DAF et Services Comptables agissent donc en première ligne sur la maîtrise du poste clients. Ils doivent cependant pouvoir impliquer les collaborateurs dans le recouvrement de créances et la gestion des encaissements clients. De ce fait, la Direction Générale et les Directions Métiers sont aujourd’hui associées à leurs objectifs. Elles sont impliquées notamment à limiter les risques d’impayés qui augmentent fortement au-delà de 90 jours.
Ainsi, la gestion du poste clients nécessite des process, des outils et une implication de tous. Cela concerne tout particulièrement la lutte contre le retard de paiement et l’impayé. Un logiciel recouvrement efficace doit en conséquence le permettre en amont et tout au long de la relation client. Alors, la promotion des bonnes pratiques de la gestion du poste client se révèle au bénéfice de tous : elle garantit la bonne santé financière de l’entreprise permettant croissance et développement durables.
Impliquer les collaborateurs dans le recouvrement, un acte productif au service de l’indépendance de l’entreprise
Les retards de paiement peuvent freiner le développement de l’entreprise, voire la mettre dans une situation financière périlleuse. Les factures impayées peuvent en effet impacter sa solvabilité voire son existence. Ainsi, les Directions Financières & Comptables mettent tout en œuvre pour le besoin en fonds de roulement (BFR) de l’entreprise. Elles contribuent par leurs décisions à la gestion du poste clients, des risques en passant par celle des litiges. Le logiciel de gestion du recouvrement des créances utilisé doit donc leur permettre d’effectuer toutes ces tâches.
En outre, les factures émises doivent rapidement se transformer en liquidités, soit en trésorerie. Mais l’une des clés réside à nos yeux dans une vue à 360° du crédit client. Et ce, dès l’amont en impliquant les collaborateurs dans le recouvrement. Le service commercial, d’avant-vente, voire de SAV, sécurise ainsi l’encaissement du cash. S’appuyer sur leur expérience « terrain » et marché pour collecter en temps réel le maximum d’informations pertinentes s’avère essentiel. Un logiciel suivi client doit ensuite permettre à tous les collaborateurs de compléter ou consulter ces données. À cela s’ajoutent des « incontournables » : la maîtrise des conditions de vente, la mise en place d’un processus de facturation fiable et dématérialisé ou encore le déploiement d’outils et de pratiques pour optimiser la rentrée de liquidité… Afin de ne pas être totalement tributaire d’un établissement financier, l’entreprise doit gérer en interne son poste clients. En effet, il s’agit d’un gage de son indépendance et de son développement futurs.
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La gestion des impayés par l’ensemble des collaborateurs, des actions automatisées et préventives à privilégier
Des retards de paiements peuvent rapidement se transformer en non-paiement définitif. Preuve en est, 80% des factures non réglées dans les 90 à 120 jours de leur émission deviennent irrécouvrables. Afin de préserver la relation commerciale tout en relançant rapidement les factures en retard, les Directions Financières doivent donc s’appuyer sur des processus à la fois préventifs et curatifs. Les actions doivent s’enchaîner automatiquement en vue d’éviter les mises en demeure et les procédures judiciaires (alternance des relances, etc.). Pour éviter que les factures n’entrent dans ces délais critiques, les collaborateurs doivent disposer d’outils informatiques et de processus efficaces. Ceux-ci leur garantissent une meilleure connaissance et un traitement accéléré des sujets liés à la facturation : suivi des factures échues, des litiges en cours… Un chiffre parle de lui-même : on dépense 40 fois plus d’énergie, tous départements confondus, pour compenser une perte que pour fiabiliser un paiement !
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La gestion des risques, une gestion du recouvrement collaborative où le « bon sens » prime.
Pour se prémunir des créances impayées, les entreprises et leurs Directions Financières évaluent en premier lieu la solvabilité des clients. Elles ajustent ainsi leurs conditions de vente en fonction des informations collectées. À nos yeux, ce n’est pas suffisant… En effet, la gestion du risque s’effectue tout au long de la relation commerciale et nécessite des informations « du terrain ». L’entreprise doit pouvoir disposer d’un workflow de limitation des risques. Celui-ci est alimenté par les équipes commerciales, les responsables d’agences et même au-delà. Il sert à plafonner l’encours client en matière de montant et de délai, selon le contexte actuel et non de l’année précédente. Il s’agit donc de diffuser dans l’entreprise une culture de la gestion des risques clients et du cash. L’optimisation du DSO doit devenir l’affaire de tous, et non plus seulement rester du ressort de la Direction Financière.
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L’implication des collaborateurs nécessite le meilleur logiciel de recouvrement de créance possible
À l’image de l’entreprise et de son organisation, la gestion du poste de clients doit se réinventer. Elle doit maintenant s’ouvrir à d’autres fonctions que celles de la Direction Financière et de la Comptabilité. Elle doit aussi pouvoir s’épanouir avec des process efficaces. Un logiciel de gestion client et mobilité de dernière génération comme ELOFICASH favorisera les actions proactives et les alertes. Ceci permettra de sécuriser les paiements et de prévenir les impayés. En cette période de tension sur la trésorerie à court-terme, un chiffre fait réfléchir : les entreprises ayant choisi de professionnaliser leur gestion du poste client améliorent de 5% à 10% leurs résultats nets.
En savoir plus :
Utilisation d’un logiciel de recouvrement international
