Qu’est-ce qu’un logiciel de relance clients ?
Un outil d’automatisation des relances comme Eloficash permet à une société confrontée à des retards de paiements d’assurer le suivi de son encours clients. La gestion des relances prenant du temps, il est rentable de recourir à un outil informatique qui réalise un suivi performant des comptes clients et se charge d’automatiser les relances.
Il faut noter qu’un logiciel de gestion de relance clients n’est pas un logiciel CRM, il n’en comporte pas toutes les fonctionnalités. En revanche, il utilise une interface de l’ERP pour accéder aux données clients nécessaires pour établir les différents types de relances à paramétrer dans le logiciel.
Comment paramétrer ses relances
La puissance d’un outil de relance clients réside dans la pertinence de son paramétrage. Celui- ci est réalisé en fonction des typologies de clients, des montants de facture et des délais de paiement pour programmer les alertes, le processus de suivi des relances, l’exécution de tâches internes (envoi d’e-mails, relance téléphonique…) et la réalisation de tableaux de bord.
Exemple d’une tâche de relance (J est la date d’échéance de paiement de la facture par le client) :
J+0
- Envoi d’un e-mail de rappel au client avec le numéro et le montant de la facture impayée
- Création d’une alerte dans le logiciel.
J+7
- 2e e-mail au client rappelant les conditions de paiement de l’entreprise, accompagné d’un RIB pour faciliter le règlement,
- Si la facture est supérieure à un certain montant, envoi d’un e-mail interne au commercial concerné par le dossier,
- Création d’une tâche pour le commercial : appeler le client.
J+14
- 3e e-mail au client indiquant les pénalités de retard contractuelles et le transfert du litige au service de recouvrement,
- Création d’une alerte dans le logiciel,
- Envoi d’un e-mail au service de recouvrement contenant un lien vers le dossier concerné,
- Affectation d’une tâche au chargé du recouvrement.
Optimiser la relance téléphonique
La relance téléphonique est incontournable dans le processus de relance clients. Elle doit être soigneusement préparée, car son objectif principal est d’aboutir à un arrangement amiable et d’éviter l’engagement d’une procédure judiciaire.
Un logiciel de gestion performant vous permettra de gagner du temps également à ce stade du processus. Il regroupe dans une même interface toutes les informations relatives aux clients et vous permet d’accéder rapidement à l’historique des commandes
La solution ELOFICASH
Utiliser un outils de relance des impayés clients tel qu’ELOFICASH est indispensable pour toute société qui souhaite gérer ses encours clients, limiter les retards de paiement et améliorer les encaissements. L’analyse des situations spécifiques et le paramétrage de réponses sur mesure et adaptées à l’activité de votre entreprise vous permettront de baisser de manière significative le DMP ou DSO (Délai Moyen de Paiement ou Days Sales Outstanding) par vos clients.
Sources : Iconfinder – Picjumbo
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