La relance de facture impayée est une étape essentielle dans la gestion de trésorerie des entreprises. Elle permet de suivre efficacement les créances en retard et d’assurer une bonne santé financière. Grâce à des méthodes adaptées et des outils performants comme Eloficash, vous pouvez optimiser ce processus et réduire les risques d’impayés.
Découvrez dans cet article comment améliorer vos relances et garantir le paiement de vos factures en temps voulu. Découvrez aussi nos modèles de lettres de relance et les procédures pour maximiser l’efficacité de vos relances.
Qu'est-ce qu'une facture impayée et pourquoi est-il important de la relancer ?
Les factures impayées représentent des montants dus qui n’ont pas été réglés à la date d’échéance. Sans relance efficace, ces impayés peuvent nuire à la stabilité financière de l’entreprise. Voici pourquoi il est essentiel de mettre en place un processus de relance de facture impayée.
Mettre en place une démarche contentieuse performante
Prévoir le pire des situations permet de réfléchir, d’anticiper et surtout d’agir avec la plus grande efficacité. Selon une récente étude réalisée par l’institut Plum, plus de 8% des factures émises en France par les entreprises ne sont jamais réglées ou avec un tel retard qu’elles sont considérées en « pertes ». Lorsqu’une facture tarde à être réglée, le risque de non-paiement augmente considérablement, réduisant les chances de recouvrement. En effet, plus le délai de règlement s’allonge, plus la probabilité d’un impayé s’accentue, impactant la trésorerie et augmentant le besoin de provisions pour créances douteuses.
Ainsi, le recouvrement des créances impayées s’avère être une problématique qui doit être intégrée dans la gestion de votre comptabilité client avec une démarche, des process et des pratiques spécifiques en gestion de solvabilité.
Le recouvrement de créances : un travail d'équipe
La gestion des factures impayées repose sur une collaboration active entre plusieurs services. L’équipe commerciale, par sa proximité avec les clients, joue un rôle clé en identifiant rapidement les signaux d’alerte et en maintenant une communication ouverte. Face aux relances de l’équipe commerciale et une négociation de recouvrement amiable qui échouent, le Credit Manager, le contrôleur de gestion ou le Chargé de Recouvrement doit pouvoir prendre les « bonnes décisions » et mettre en œuvre les techniques de recouvrement contentieux les plus efficientes pour une gestion des impayés à plus de 90 jours.
Une solution logicielle de gestion du poste client comme Eloficash est essentielle pour disposer d’une démarche contentieuse efficiente et récupérer les sommes dues par des clients mauvais payeurs, et ce, grâce à certains renseignements commerciaux. Eloficash facilite le travail d’équipe en centralisant toutes les informations liées au recouvrement, permettant à chaque intervenant — du commercial au Credit Manager, en passant par le contrôleur de gestion et le Chargé de Recouvrement — d’avoir une vue d’ensemble sur la situation des créances.
Prendre les "bonnes décisions" pour ses factures impayées
Comment se faire payer ? Quand faut-il relancer son client ? Comment relancer son client ? Voici les bonnes décisions à prendre pour vos factures impayées et pour récupérer rapidement votre cash.
Quand faut-il relancer une facture impayée ?
La relance d’une facture impayée doit suivre une approche stratégique pour maximiser les chances de recouvrement tout en préservant la relation client. Il faut néanmoins réagir au plus vite face à un retard de paiement. En effet, plus l’ancienneté de la créance augmente, plus le taux de réussite de recouvrer une somme due décroit, – soit 5% à plus de 360 jours.
La relance d’une facture doit donc se faire dès qu’un retard de paiement est constaté. Cela dépend du délai de paiement maximum fixé par les 2 entreprises. Habituellement, ce délai est fixé à 30 jours (après envoi de la facture, réception de la marchandise ou réalisation de la prestation), mais ce délai peut varier et s’allonger jusqu’à 45 jours. C’est le contrat entre les deux entreprises qui détermine les délais et le mode de paiement.
Comment rédiger une lettre de relance pour une facture impayée ?
Rédiger une lettre de relance nécessite de respecter certaines règles pour être efficace et légale. Voici quelques éléments à inclure dans votre courrier :
- Le numéro de la facture impayée.
- La date de facturation et la date d’échéance de paiement.
- Le montant dû.
- Les coordonnées de l’entreprise et du client débiteur.
Vous pouvez également vous aider d’un modèle de de lettre de relance, à personnaliser par vos soins. Téléchargez notre modèle de lettre de relance amiable de facture impayée juste ici :
Dans la rédaction de votre lettre de relance, il faut faire preuve de diplomatie, tout en affirmant sa volonté de se faire payer. Offrez également à votre client / fournisseur la possibilité de vous contacter pour résoudre un éventuel malentendu. Enfin, n’oubliez pas de joindre une copie de la facture impayée à votre lettre ou à votre email. Si vous ne recevez pas de réponse, vous pouvez réitérer votre relance par lettre postale recommandée.
Utiliser un logiciel pour automatiser les relances
Une solution logicielle de recouvrement client comme Eloficash contribue à optimiser la surveillance de la balance âgée, automatise les relances, alerte par sms ou par mail et permet l’édition d’une lettre de mise en demeure de payer (via courrier recommandé) voire d’injonction de payer. Si les relances restent sans réponse et/ou les motifs du défaut de paiement flous, le Credit Manager, le créancier ou le Chargé de Recouvrement doivent déterminer l’action à entreprendre : renoncer, confier à un spécialiste du recouvrement ou entamer des procédures pour un recouvrement judiciaire.
Avec la Relance Expert d’Eloficash, relancez massivement vos clients avec des modèles de relance personnalisés préalablement définis ! Vous pouvez par exemple choisir de créer une stratégie de relance « Standard » applicable à l’ensemble de vos clients. Cependant, si des grands comptes figurent parmi vos clients, vous aurez besoin d’adapter votre stratégie de relance. Vous pouvez donc créer un modèle de relance « grands comptes », applicable aux clients de votre choix.
Grâce à Eloficash, vous pouvez automatiser, adapter et personnaliser vos relances de factures impayées, en fonction de vos clients.
Bien définir sa stratégie et les étapes de relance
Respecter les délais de relance est crucial pour garantir un suivi efficace et augmenter vos chances de recouvrement :
- Premier rappel : 7 à 10 jours après l’échéance. Relance par mail ou par téléphone.
- Deuxième relance, relance amiable : 15 jours après le premier rappel.
- Lettre de mise en demeure : envoyée environ 30 jours après la première relance.
Au cœur d’une démarche contentieuse, formalisée par l’entreprise, il s’agit d’évaluer selon le type et le « hors délai » de la créance due, le coût et le taux de réussite, voire les indemnités et frais possibles – pénalités de retard et dommages & intérêts de retard du recouvrement, selon différents scénarios.
Pour en savoir plus sur la prescription des factures impayées, rendez-vous sur notre article de blog dédié à ce sujet !
Préparer et piloter les actions judiciaires
Si les relances amiables n’ont pas suffi, vous pouvez mettre en place une procédure judiciaire. Voici comment préparer et mettre en place une action judiciaire pour récupérer votre trésorerie.
Comment préparer une procédure judiciaire pour une facture impayée ?
En dernier recours, lorsque toutes les démarches amiables ont échoué, une procédure judiciaire peut être envisagée.
- Injonction de payer : un recours rapide via un huissier ou directement par l’entreprise pour une action en justice simplifiée. Elle ne nécessite pas la présence des parties et peut être obtenue en fournissant les justificatifs de la créance. L’injonction de payer sur « imprimé CERFA » peut être réalisée directement par l’entreprise et représente un levier psychologique important de recouvrement.
- Assignation en paiement : en cas de montant plus important ou de mauvaise foi du débiteur, une procédure devant le tribunal peut être envisagée : l’assignation en référé ou l’assignation au fond. L’assignation en référé est une procédure rapide pour obtenir une décision provisoire en cas d’urgence, tandis que l’assignation au fond sert à résoudre définitivement un litige après un examen détaillé des faits et des arguments. La première est utilisée pour des mesures urgentes, tandis que la seconde permet de trancher le différend sur le fond.
Que faire après l'assignation en paiement ?
Après l’envoi d’une assignation en paiement, le dernier recours consiste à entamer une procédure judiciaire. Une solution logicielle de recouvrement, selon un workflow défini, vous accompagne pour préparer les dossiers contentieux et piloter les actions judiciaires, selon les procédures et les juridictions concernées.
Centralisation des factures et planification des actions
Outre de centraliser les éléments de preuve (devis, bon de commande, facture) de la prestation réalisée, la solution peut planifier des dates butoirs pour réaliser et envoyer des documents, extrêmement formalisés, selon les procédures judiciaires à titre exécutoire.
Point de vigilance : la réactivité et les process d’une juridiction varient selon votre zone géographique. Allongement des délais de traitement et d’audience, postes vacants non remplacés, engorgements dans les tribunaux (généralement au tribunal de commerce) ou devant huissier de justice font régulièrement l’actualité.
Le passage de la créance en perte en cas de créance irrécouvrable
S’il faut passer la créance en pertes et profits, surtout en cas de liquidation judiciaire ou de difficultés insurmontables du/des clients, la solution logicielle de recouvrement Eloficash vous assiste. Selon le type de créance et le scénario de relance client mis en place, Eloficash peut préparer le provisionnement des pertes et profits à intervalles réguliers. En conclusion, les créances passées en pertes et profits ne doivent pas représenter plus de 3% de votre poste client, sinon des solutions correctives s’imposent rapidement !
Une autre solution : confier à un spécialiste du recouvrement
Externaliser en faisant appel à un spécialiste « à façon » ou à un cabinet de recouvrement améliore fortement les possibilités de recouvrer les impayées, tout en préservant la relation commerciale. On cède la propriété de la créance à un « tiers » pour un temps donné. Cette méthode permet de débloquer une situation, une négociation commerciale, voire mettre en place un échéancier de paiement, solution de prédilection d’une société de recouvrement. Le logiciel de gestion de trésorerie Eloficash permet, via des échanges informatisés, de suivre les actions de son prestataire externe, d’évaluer le « compromis » et d’identifier les risques d’insolvabilité afin d’offrir une gestion financière saine.
Piste : L’externalisation de la procédure de recouvrement est particulièrement intéressante en cas de débiteurs étrangers, environnement, services juridiques et réglementaires locaux obligent.
La relance de facture impayée, une démarche essentielle pour la santé de votre entreprise
La relance de factures impayées est une pratique essentielle pour toute entreprise souhaitant assurer sa pérennité financière. Avec des méthodes de relance structurées, l’utilisation d’outils performants, et des procédures claires, il est possible d’améliorer le recouvrement des créances de manière significative. N’oubliez pas que la régularité et la rigueur sont les clés pour éviter les impayés. Une gestion proactive des factures impayées est cruciale pour maintenir la santé financière de votre entreprise. En relançant systématiquement les clients débiteurs et en mettant en place des actions de recouvrement adaptées, vous réduisez les risques de créances irrécouvrables et optimisez votre trésorerie. Une relance efficace, combinée à une bonne communication avec vos clients, contribue non seulement à recouvrer les montants dus, mais aussi à préserver des relations commerciales durables.