Depuis plusieurs années, le marché du recouvrement de créances explose. Et dans le voisinage européen, la France détient régulièrement le record du plus grand nombre de factures impayées… Ces retards de paiement peuvent avoir un impact fort sur la trésorerie de votre entreprise et sur sa pérennité. Les difficultés liées au recouvrement des factures ne sont pourtant pas une fatalité !
Faites d’abord le point sur vos outils : disposez-vous d’un logiciel de recouvrement complet et performant tel qu’ELOFICASH pour vous accompagner dans la gestion du poste client ? Si tel est le cas, mettez en place dès aujourd’hui un plan d’action « recouvrement des créances » efficace ! Découvrez nos 10 astuces pour procéder au recouvrement des impayés.
Astuce n°1 : bien nettoyer et segmenter sa balance âgée pour un recouvrement efficace
Comment recouvrer sa créance impayée ?
Un travail de préparation est nécessaire avant d’affecter des scénarios de relance pour le recouvrement de ses créances clients. En amont, sélectionnez les créances trop anciennes ou « irrécouvrables » et confiez-les à une société de recouvrement. Dans certains cas effectivement, il vaut mieux laisser faire les opérations de recouvrement à prix fort par des spécialistes… Cette option permet généralement d’éviter le non-paiement définitif d’une créance en souffrance… En outre, cette externalisation pourra être pilotée et suivie dans le logiciel de recouvrement de créances ELOFICASH !
Pour faciliter la procédure de recouvrement des autres créances impayées, il s’agit ensuite de segmenter votre base client. Fractionnez-la en plusieurs dossiers et types de clients en prenant en compte la spécificité de chacun. On ne s’adresse pas de la même manière à un client occasionnel qu’à un grand compte international ! Vous procéderez ainsi à un regroupement selon des critères de taille, de région, de culture, de pays mais aussi de secteurs d’activités et de métiers. La grande distribution par exemple a ses habitudes et particularités dont il faut tenir compte pour être efficient. Le recouvrement de créances internationales nécessite lui aussi une adaptation.
Découvrir : les spécificités du recouvrement créances Belgique.
Le chargé de recouvrement réfléchit donc aux types de relances, scénarios et techniques de recouvrement des créances pour chaque client. Et ce, comme s’il s’agissait d’un processus manuel !
Astuce n°2 : élaborer des stratégies de relance adaptées
Un scénario de relance pour le recouvrement d’impayés n’est pas forcement bon parce qu’il est utilisé depuis 20 ans… Il est surtout pertinent lorsqu’il permet de faire payer ses dettes à un client à la première action ! Il apparait donc fondamental d’élaborer étape par étape un processus de recouvrement de créances adapté à chaque groupe de clients.
Un bon scénario fait aussi appel au bon sens : un e-mail approprié, procédé peu couteux, émis avant échéance peut par exemple prévenir une déclaration de litige tardive ou un « oubli » de paiement de la créance. Anodin en apparence, il montre également que vous êtes attentif à votre cash, au suivi des impayés et donc à leur recouvrement. Il indique que vous êtes bien outillé et que vous avez les moyens de suivre de près le comportement de vos clients au jour le jour. Ces éléments inciteront probablement vos débiteurs à éviter le retard de paiement des sommes dues à votre entreprise.
Un scénario efficient ne doit pas non plus comporter d’étapes inutiles. Une étape d’action qui ne fait pas réagir le client est à proscrire. Le 1er courrier papier ou la première lettre de relance a toutes les chances de rester sans réponse : le client sait d’expérience qu’il sera relancé plus tard et qu’il dispose d’un délai de paiement supplémentaire. Il ne suffira donc généralement pas d’envoyer des lettres de relance pour recouvrer votre créance…
Astuce n°3 : prévenir tout litige ou déclaration tardive d’un litige avec une pré-relance
La relance téléphonique avant la date d’échéance est souvent plus efficace, mais plus coûteuse en ressources. Il est aussi possible de procéder à cette pré-relance par mail, SMS, ou par courrier via une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans cette action préventive, précédant une éventuelle phase de recouvrement amiable des créances, la personne chargée du recouvrement va pouvoir apporter une dimension qualitative voire commerciale.
En effet, lors de cette action, elle pourra interroger le client sur sa satisfaction. Ainsi, un potentiel litige pourra être rapidement détecté et les relations commerciales s’en retrouveront améliorées. Il sera possible par la suite d’engager un nouveau projet. L’appel ou la prise de contact se convertit en une relation client « à 360° » et permet de faciliter le recouvrement.
La piste ELOFICASH : Notre logiciel de recouvrement, adapté à la « culture cash » et au recouvrement transversal, propose des fonctionnalités de suivi du recouvrement interactif impliquant à la fois les collaborateurs et les créanciers.
Astuce n°4 : varier les modalités des scénarios et les interlocuteurs pour un recouvrement de créances optimal
Rien n’est pire que la routine pour un client relancé : une première relance, qui sera toujours suivie d’une seconde quelques semaines plus tard, etc. Le mauvais payeur estimera même qu’il dispose d’un délai supplémentaire ! Il apparait plus judicieux d’éviter de stipuler les niveaux de relance et de changer de technique de recouvrement pour faire réagir son client. Le créancier doit mettre en œuvre une stratégie de recouvrement plus efficace
De même, avec le temps, un client peut anticiper les réactions de son interlocuteur habituel et évaluer la latitude de paiement de la dette qui lui incombe. Dès lors que l’appel proviendra du service contentieux, il aura curieusement tendance à solder la facture impayée bien plus rapidement !
Changer d’interlocuteur et de message incite donc vos clients à prêter attention et à privilégier votre paiement par rapport à d’autres. Cela vous permet d’améliorer le recouvrement effectif de vos créances. Affecter de temps à autre des scénarios différents se révèlera donc bénéfique pour réduire votre DSO et pour optimiser votre BFR.
La piste ELOFICASH : Avec notre logiciel de recouvrement de créances, vous pourrez aisément réaffecter, varier et mesurer l’impact de ces changements dans l’observatoire de paiements.
Astuce n°5 en recouvrement de créances : privilégier les relances téléphoniques
Nous avons pu mesurer l’impact des différents vecteurs de communication dans les scénarios de relance générés par le progiciel de recouvrement ELOFICASH : l’appel téléphonique ressort largement en tête pour recouvrer les impayés. Le taux d’encaissement qui suit ce type d’action est de plus de 50% ! Cependant, il s’agit de l’action la plus couteuse en ressources.
Une fois la base client correctement segmentée, il s’agit donc d’identifier par liste de travail afférente les clients à relancer téléphoniquement afin de générer un pourcentage de recouvrement le plus élevé et le moins couteux possible au cours de la procédure amiable. L’observatoire des paiements et le scoring -ou niveau de risque- des clients permettront de prendre les bonnes décisions !
Astuce n°6 : organiser des campagnes de relance ponctuelles indépendamment des scénarios de relance programmés
Ce point rejoint le fait de surprendre les clients et de varier les stratégies de relance pour le recouvrement de ses créances clients.
Astuce n°6 : organiser des campagnes de relance ponctuelles indépendamment des scénarios de relance programmés
Ce point rejoint le fait de surprendre les clients et de varier les stratégies de relance pour le recouvrement de ses créances clients.
Un outil comme notre logiciel de recouvrement ELOFICASH permet d’opérer des campagnes de relance ponctuelles parallèlement aux scénarios de relance automatiques. Le service recouvrement des créances pourra par exemple décider un beau matin de sélectionner tous les clients d’un secteur d’activité ou d’une région dépassant les 5000 € de dettes depuis plus de 90 Jours… Ainsi avec l‘aide de l’outil de recouvrement de créances, il sera possible d’organiser une action « coup de poing » sous forme d’une campagne de relance. Le choix du vecteur de communication et le contenu seront très importants. Pourquoi ne pas imaginer par exemple une procédure d’injonction de payer pour envoyer un message fort ?
Astuce n°7 : se servir de l’injonction de payer pour recouvrir ses créances
Contrairement aux idées reçues, l’injonction de payer n’est pas un outil réservé aux avocats ou aux tribunaux. Le formulaire CERFA est en effet à disposition de l’entreprise qui peut générer elle-même la demande en injonction de payer pour le recouvrement de ses créances.
L’application de recouvrement full web ELOFICASH intègre le modèle et permet à son utilisateur de générer un CERFA dans une action manuelle, ponctuelle ou automatique. Il est également possible de générer ce type d’action sur alerte : une alerte automatique et paramétrée va pouvoir prévenir et, de ce fait, lancer une action ou un workflow d’actions.
Il s’agira ensuite de faire parvenir le formulaire d’injonction de paiement au tribunal compétent afin d’obtenir une ordonnance d’injonction de payer.
Bon à savoir : vous disposez d’un délai de six mois pour informer le débiteur de la décision du juge par l’intermédiaire d’huissiers de justice et éviter la prescription de l’action en recouvrement.
Astuce n°8 : se servir de la loi recouvrement de créances pour les dettes inférieures à 4000 € TTC
Depuis la parution des décrets de la loi Macron en 2016, il est possible de solliciter un huissier de justice pour suivre l’exécution d’un moratoire de paiement. Cette procédure semble pertinente au regard du faible taux de recouvrement des échelonnements de paiements : il a été constaté que moins d’un moratoire sur deux est respecté en France ! Cette possibilité s’avère donc d’autant plus pertinente que son coût, estimé à 25€, est raisonnable.
Astuce n°9 : mesurer l’efficience de vos scénarios et repérer « les maillons faibles »
Un scénario de relance est souvent réalisé en repère de notre expérience, et une fois mis en place, ne change plus ! Les comportements des clients évoluent pourtant et sont différents d’une région à l’autre ou d’un moment sur l’autre. Avec un outil de gestion du poste client comme ELOFICASH, couplé à son module d’analyse, votre credit management va pouvoir mesurer l’efficience des scénarios mis en place. Grâce à l’association « recouvrement et IA », il pourra aussi analyser les comportements de paiements de clients et de les regrouper. Il peut s’agir d’observer les évolutions de comportement quotidiennement pour un recouvrement de créances efficient de A à Z.
Le scénario de relance peut être modifié automatiquement en fonction d’un événement majeur tel qu’une procédure judiciaire. De même, il est envisageable d’adapter régulièrement les scénarios de relance en fonction des modifications de comportements de clients. Si une action de recouvrement n’est pas suivie de réactions ou d’encaissements, comme par exemple une relance « papier » niveau 2, vous pourrez la remplacer par une autre action ou la supprimer. Régulièrement, vous mesurerez de nouveau l’efficience de ce changement et ajusterez au fur et à mesure. Cette remise en question dynamique des scénarios permet de rester en en phase avec l’observatoire client et de rendre le contenu des processus de recouvrement de créances clients de plus en plus efficace.
Astuce n°10 : instaurer un véritable observatoire de paiement pour mieux anticiper les défaillances
En conservant l’historique de paiements et de toutes les actions de vos clients, vous pourrez comprendre les effets de « saisonnalité » côté recouvrement de créances, les accidents de parcours en matière de délai de paiements et bien d’autres problématiques. En effet, un comportement anormal dans les tenues des promesses ou les paiements au regard de l’historique d’un client peut en dire long.
La piste ELOFICASH : notre outil spécialisé dans le recouvrement de créances clients, va pouvoir vous alerter de manière à anticiper un impayé ou des litiges non fondés. Une indication issue de cet observatoire de paiement couplée à des informations issues du module « risque » permettront de prioriser des appels téléphoniques et d’anticiper des défaillances. Au-delà de celles-ci, un bon observatoire de paiement va fournir une balance âgée prédictive utile pour les prévisions de trésorerie.
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