Les factures non échues peuvent représenter une part importante de l’actif d’une société, mettant parfois en danger sa trésorerie. Le recouvrement de créances constitue donc un enjeu majeur pour conserver une stabilité financière. En outre, plus le nombre de factures et les montants sont importants, plus ce recouvrement doit s’organiser. Découvrez comment établir et mettre en place un plan d’action de recouvrement de créances : nos huit étapes pour faire la différence !
Le plan d’action adapté au recouvrement de créances
Les plans d’actions s’articulent autour des objectifs, situations et ressources de chaque entreprise. Pour construire votre plan d’action de recouvrement de créances,, nous vous proposons 8 étapes à suivre :
Établir vos objectifs de recouvrement de créance
En cas de retard de paiement, vous devez agir vite pour garder une chance de récupérer votre créance dans sa totalité. Vous éloignerez d’autant plus le risque de prescription.
Commencez donc à définir des objectifs généraux pour l’ensemble du poste client autour de ces trois enjeux principaux :
- accélération de la facturation et des encaissements,
- optimisation de la rentabilité de votre société,
- amélioration de son image par la bonne gestion des comptes clients
Vous pouvez par exemple vous questionner sur : le pourcentage acceptable d’encours, le délai maximal de recouvrement amiable, le DSO souhaité, la limite du BFR, le budget maximal affectable à la gestion du poste clients, aux procédures judiciaires, la rentabilité des mauvais payeurs, etc.
Définissez ensuite un ou plusieurs objectifs pour chaque client. Ainsi, en fonction de la situation, vous pouvez par exemple :
- déterminer l’utilisation prioritaire de la somme due (rembourser les frais engagés, récupérer du cash, financer des investissements, éviter d’emprunter ou encore éviter la faillite…)
- viser un montant minimal à recouvrer
- définir un délai de paiement maximal à ne pas dépasser
- cibler les relations commerciales que vous souhaitez conserver
Analyser la situation pour construire votre plan de recouvrement
Dans l’ensemble, la gestion du poste client nécessite de pouvoir suivre les encours clients et encaissements de manière régulière et scrupuleuse. Ce suivi doit être ponctué d’alertes avant le dépassement de l’échéance jusqu’à l’encaissement de la facture. Vous pouvez de cette manière garder un œil constant sur la situation et réagir au plus vite en temps réel. C’est ce qui fait la différence entre une situation habituellement subie et un ensemble d’actions choisies.
Pour chaque retard de paiement, prenez ainsi le temps d’analyser la situation. Reprenez les informations client pertinentes et à jour et adaptez votre stratégie en conséquence : nature et montant de la créance, conditions de contractualisation, informations légales, historique de paiement, habitudes et comportements de paiements, type de relation commerciale, etc. Évaluez également la situation financière du débiteur.
N’oubliez pas non plus de réaliser ces exercices en amont et en cours de contrat ! Cela vous permettra d’anticiper et de limiter le risque d’impayés.
Essayez aussi de comprendre la raison du non-paiement : est-elle financière, liée à un mécontentement, à une négligence ? Est-ce de la mauvaise foi, une habitude chez ce client ? Observez également la part de responsabilité de votre entreprise : Etes-vous en général trop conciliant ? Exercez-vous une pression suffisante ? Les relances préalables ou après la date d’échéance sont-elles suffisantes ? Les conditions de ventes sont-elles suffisamment claires et explicites ? Etes-vous organisés, disposez-vous d’outils efficaces ? Le problème peut-il venir de la prestation ? Etc.
Ces questions doivent permettre d’aborder chaque situation de la manière la plus adéquate possible et de mener des actions efficaces. Vous pourrez ainsi décider du meilleur moment pour envoyer votre mise en demeure, lancer une procédure amiable ou encore judiciaire.
Définir les actions du plan à mener pour recouvrer les créances
En fonction des deux étapes précédentes, vous devez définir des actions à mener : en amont du recouvrement, en phase amiable et en phase contentieuse si besoin.
Actions de recouvrement des créances : Prévention
Il est indispensable de mener des actions au démarrage de chaque relation commerciale. Celles-ci doivent permettre de mieux connaitre le client, d’imposer vos conditions de paiement (délais, modalités…) ou encore d’anticiper un possible passage en justice :
- Recherche d’informations sur le prospect/client
- Etablissement d’un document contractuel comprenant un maximum de conditions d’exécution, de facturation et de paiement
- Ajout de clauses protectrices/dissuasives (paiement d’une partie avant échéance, interruption de la relation contractuelle, clause indemnitaire, etc.)
- Paiement d’un acompte préalable
- Favorisation du prélèvement automatique pour les nouveaux clients surtout
- Relance préventive avant la date d’échéance de la facture
- Rédaction d’instructions claires et explicites dans les conditions générales de vente
- Information aux clients sur l’importance du respect des échéances, sur les conséquences possibles d’un retard (droit de rétention, pénalités, indemnités…)
- Sensibilisation des acteurs du cycle de vente et de l’ensemble de l’entreprise dans une culture de cash management
En prévention, veillez également à bien conserver et à organiser les documents contractuels. Ils serviront de preuve en cas de procédure judiciaire.
Actions de recouvrement amiable
Les actions de la procédure amiable prennent avant tout la forme de relances :
- Informelles – mails/SMS, appels téléphoniques, courriers
- Formelles – lettre de mise en demeure de payer envoyée en recommandé avec accusé de réception. Accompagnée de son accusé de réception, elle s’avère essentielle en cas d’action en justice.
Certaines entreprises préfèrent par ailleurs déléguer ces tâches à un acteur externe de recouvrement. Le risque réside ici dans le fait de ne plus maitriser votre relation au client. Or, le dialogue revêt un caractère essentiel à ce stade du recouvrement. Le moment de la relance peut en effet servir à :
- découvrir les raisons du retard,
- mettre en œuvre les premières actions,
- démontrer votre qualité de gestion du poste client.
Prévoyez donc un panel de mesures adaptées aux différents motifs de non-paiement : paiement partiel en cas de contestation, échéancier de paiement en cas de difficultés financières, nouveau délai raisonnable en cas de perte ou d’oubli… Vous pouvez aussi ralentir le travail pour pénaliser à hauteur le retardataire.
Malgré ces dispositions, vous devrez peut-être toutefois mettre en œuvre des actions de recouvrement judiciaire.
Actions de recouvrement judiciaire
Lorsque l’action en justice est inévitable, il est préférable de privilégier les procédures simplifiées et accélérées qui permettent d’obtenir un titre exécutoire : procédure simplifiée de recouvrement de petites créances (sommes inférieures à 5 000 €) ou injonction de payer.
Dans les cas les plus complexes néanmoins, ou en cas d’échec de ces procédures, vous devrez peut-être confronter votre adversaire devant un tribunal (procédures de référé-provision ou d’assignation en paiement).
Les documents contractuels ainsi que l’accusé de réception de la lettre de mise en demeure sont des preuves indispensables pour faire valoir vos droits.
Prioriser les actions
Il vous faudra prioriser ces actions en fonction de multiples critères : l’urgence de récupérer des liquidités, le risque client mesuré, les indicateurs relevés, la relation commerciale habituelle, etc. Ainsi, vous choisirez de prendre le temps dans la phase amiable ou au contraire de passer rapidement à la phase judiciaire. En phase amiable, vous déciderez de limiter le nombre de relances ou privilégierez les appels personnalisés. En phase judiciaire, vous déciderez peut-être de passer par une procédure simplifiée ou par une procédure plus importante directement.
Affecter les rôles dans le plan d’action de recouvrement de créance
Un plan d’action de recouvrement demande d’affecter correctement les rôles aux différentes actions : rédaction des documents contractuels, information aux équipes, définition des objectifs, collecte de données, analyse des données, relances écrites, appels téléphoniques, formation des équipes aux techniques de recouvrement des créances… Cela pourra induire une répartition entre services, au sein d’une ou des équipes ou au sein de l’entreprise dans son ensemble selon sa taille.
Il est également important de donner les objectifs aux équipes de recouvrement en attribuant le travail à un personnel compétent. Il s’agira aussi d’adapter la stratégie selon le profil du mauvais payeur et que chacun connaisse la conduite à adopter.
Identifier les ressources et les besoins
Les étapes précédentes impliquent d’identifier les ressources présentes ou manquantes sur lesquelles s’appuyer pour un recouvrement transversal ou externalisé :
- Ressources internes telles que le service comptabilité, la DAF, le credit ou cash management, les équipes commerciales et toute personne faisant partie du cycle de vente. Ressources matérielles permettant de faciliter le recouvrement tel qu’un logiciel de recouvrement possédant les fonctions essentielles.
- Ressources externes : société extérieure de recouvrement, d’affacturage, assurance-crédit, avocats, huissiers de justice.
Bon à savoir : la loi sur le recouvrement de créances impose un certain nombre de conditions aux sociétés de recouvrement. Vérifier qu’elles sont bien respectées permet de s’assurer du sérieux de son interlocuteur.
Le + Eloficash : l’offre de votre logiciel de recouvrement inclut une fonction de recouvrement interactif. Favorisez ainsi une politique collaborative pour le recouvrement de vos factures impayées.
Définir le planning des actions de recouvrement
La mise en place d’un calendrier d’actions de recouvrement de créances vient parfaire le plan. Certaines seront applicables au global quand d’autres le seront au cas par cas. Il est donc important de mettre en place un processus systématique général à compléter selon chaque situation au besoin.
Le + Eloficash : votre logiciel de recouvrement de créances internationales et nationales propose des fonctions d’automatisation, de personnalisation et de paramétrage des actions. Réduisez votre DSO et limitez les risques de prescription de l’action en recouvrement.
Évaluer et adapter le plan d’action de recouvrement des créances
Un plan d’action ne s’avère efficace que s’il peut être évalué. Au-delà de savoir comment recouvrer ses créances, il est donc indispensable de prévoir des outils de contrôle et d’évaluation. Utilisez des KPIs pertinents, suivez et organisez vos tableaux de bord, analysez ces informations. Vous pourrez adapter votre plan en fonction de ces résultats.
Eloficash, leader sur le marché du recouvrement de créances, vous aide dans l’automatisation de nombreuses tâches présentes dans votre plan d’action. Utilisez nos tableaux de bord pour le suivi client et analysez les KPIs proposés pour améliorer votre processus de recouvrement : balance âgée, DSO… En suivant en parallèle les 8 étapes du plan d’action de recouvrement des créances, vous pourrez mettre en place une procédure de recouvrement efficace.
